Descubra como aumentar a produtividade da sua equipe de contabilidade

Aumentar a produtividade da equipe é um objetivo constante em qualquer escritório. Isso porque, no contexto em que a empresa se encontra, essa reflexão envolve pensar e se preparar para como será o escritório no futuro. É importante ter consciência da necessidade de se criar uma estrutura que seja capaz de garantir a produtividade e a eficiência frente às transformações que influenciarão o escritório de contabilidade.

Como ninguém sabe exatamente como esse ambiente será, a concentração deve ser em detalhes práticos e realistas que se adéquem às mais diversas realidades futuras. Além disso, é de extrema importância ter uma equipe de excelência que esteja preparada para atender cada um dos clientes.

Está pronto para pensar um pouco sobre isso? Então confira neste post algumas dicas práticas para aumentar a produtividade da sua equipe de contabilidade!

Mantenha-se atualizado

É bastante dificultoso se manter atualizado no âmbito contábil devido às atualizações nas leis tributárias brasileiras e novas tecnologias que surgem o tempo todo. Por isso, nesse cenário de constante transformação, é determinante que você busque por informações e assuma uma postura de interesse pelo novo.

Isso não significa que precisa assumir a vanguarda das mudanças em curso. No entanto, em alguma medida, é necessário se atualizar para atender às demandas que seus clientes possuem, além de entender e responder aos processos particulares de cada um da forma mais prática e didática possível.

Nesse sentido, é interessante contar com os Conselhos de Contabilidade. Tanto os regionais quanto o federal oferecem diversos cursos, eventos e seminários focados nas legislações do escopo contábil. Essas oportunidades são importantes para que os profissionais conheçam o que há de mais novo sobre os temas do seu cotidiano.

Invista na capacitação da equipe

Por mais que as novidades do setor nos ajudem com a produtividade, as pessoas continuam sendo um dos ativos mais importantes e determinantes para o resultado final. Para que seus colaboradores façam real diferença e se envolvam na solução dos problemas dos clientes, eles precisam de capacitação e reciclagem constante de conhecimentos.

Existem diversas formas de oferecer capacitação para sua equipe. Ofereça treinamentos conforme os princípios da ISO 9000 e incentive que seus colaboradores façam a reciclagem dos conhecimentos com cursos de SPED contábil, por exemplo. Além disso, proporcione um ambiente de aprendizado de outros idiomas, assim como ensinamentos sobre liderança, Recursos Humanos, negociação, atendimento ao cliente, entre outros tantos assuntos.

Automatize os procedimentos

A automação é uma forte aliada da produtividade. Além de agilizar diversos processos e, consequentemente, ajudar na gestão dos projetos, ao automatizar as ações, o risco de erro humano é diminuído. Entre as tarefas que podem ser automatizadas, os lançamentos contábeis representam uma grande oportunidade de ganho de produtividade.

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Durante muito tempo, os escritórios se posicionaram como prestadores desse serviço. As mudanças mais recentes alteraram essa abordagem, e o grande valor de um escritório contábil está justamente na manutenção da conformidade fiscal e na consultoria que pode ser prestada.

Reveja os processos

A revisão de processos ajuda a perceber onde estão os gargalos, identificar o que pode ser automatizado, áreas da equipe que precisam ser priorizadas e/ou aperfeiçoadas, equívocos nos procedimentos e outros fatores que, se reformulados, melhoram amplamente a produtividade dos envolvidos.

Depois de aprimorados, os processos também servem como referência de capacitação para o restante da equipe que não estava envolvido diretamente com a revisão, ao passo que os colaboradores podem ser instruídos com base nas informações e dados levantados.

Tenha em mente que a revisão dos processos também é ótima para ajudar a eliminar improvisos. Por mais criterioso que seja o trabalho de todos, nossa rotina nos leva a adotar práticas momentâneas e de contingência que, muitas vezes, acabam se tornando regra. Essas pequenas correções são pensadas para resolver problemas específicos e pontuais, o que nem sempre é recomendado.

Nesse sentido, o ideal é elaborar e desenvolver os processos do escritório de forma sistêmica, de forma que essas soluções paliativas não mais sejam necessárias.

Garanta a melhora contínua

Além de dar atenção a cada um dos pontos mencionados, é importante revisitar e testar a usabilidade desse processo periodicamente. A produtividade não é algo que melhoramos uma única vez e que podemos deixar de lado depois.

Esse aprimoramento deve ser contínuo, o que garantirá que seja cada vez mais impactante para o desempenho da equipe. Para isso, a produtividade deve ser monitorada com base em indicadores e, preferencialmente, com o uso de aplicações de monitoramento que possam ser usadas tanto local quanto remotamente.

Por fim, o aumento da produtividade da equipe é consequência de processos bem definidos, pessoas constantemente capacitadas, automação na medida certa, integração de dados e monitoramento constante.

Será que as outras pessoas também têm algo para acrescentar ou sugerir em relação a essas melhorias de produtividade? Compartilhe esta postagem e troque impressões sobre o tema!