Integração de processos: aprenda como organizar o seu escritório

Podemos definir processos como práticas adotadas para fazer com que entradas virem saídas, ordenando logicamente as atividades realizadas a fim de atingir determinado propósito. Portanto, a integração de processos internos constitui práticas contínuas e sistemáticas para otimizar o andamento da empresa.

Melhorar o desempenho de sua empresa implica na otimização dos processos internos. Eles precisam estar bem definidos e ser funcionais, o que garantirá que a empresa tenha melhor controle de gastos, competitividade e resultados. Integrar setores, deixar as regras claras e fazer uso da tecnologia são algumas das dicas que daremos a seguir.

Leia o restante do artigo e confira outras formas de integrar processos!

Organize-os em listas

É necessário que você liste todos os processos internos para poder analisar corretamente o que será aperfeiçoado na empresa. Determine as responsabilidades de cada colaborador em relação a cada tarefa ou atividade. Quais são as metas que todos devem atingir? Como suas tarefas devem ser realizadas?

Planeje tudo o que é realizado dentro de sua empresa dessa forma. Esses planejamentos atuarão como vias a serem seguidas a fim de se avaliar e realizar todos os processos em que a corporação está envolvida. Assim, você terá uma visão global de como realizar a integração de processos e gerar oportunidades de melhoria.

Realize a integração de todos os departamentos

Integre departamentos de forma que você enxergue a empresa como um organismo.

Imaginemos, por exemplo, que a área de compras esteja desatualizada sobre as demandas do chão de fábrica. Devido a isso, a falta de insumos em algum momento interromperá a fabricação de seus produtos. Entretanto, caso o chão de fábrica desconheça como pedir insumos, os custos podem aumentar, o que consequentemente levará à queda do padrão final do produto.

Esse tipo de integração de processos ocorre com a ajuda de uma boa comunicação interna e o cruzamento das informações adquiridas. Você não conseguirá aumentar a produção e economizar tempo caso tenha que integrar planilhas que não se relacionam entre si automaticamente. Por isso, ao conectar setores que estão relacionados, você otimiza a integração. E a tecnologia é uma grande aliada nessa integração.

Determine normas objetivas e totalmente claras

Falemos de planos estratégicos anuais, isto é, parâmetros pelos quais são determinadas as metas que levarão cada equipe a contribuir para uma meta maior da empresa. Para isso, as regras precisam ser totalmente claras para todos os colaboradores, pois só assim as tarefas serão realizadas. Dessa forma, cada um saberá quão importante a sua atividade é para a obtenção de resultados.

Portanto, ser claro e objetivo em relação a normas e regras é fundamental. Quando os colaboradores sabem o que é possível fazer ou não, eles tendem a errar bem menos. Isso diminui a necessidade de retrabalhos e gera economia de tempo, o que torna possível conquistar objetivos de maneira mais direta.

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Faça uma boa análise do mercado e observe a concorrência

Tendo mapeado os processos, será imprescindível ver o cenário à sua volta, solicitando ao marketing que estude a concorrência. É muito importante estudar o mercado e olhar para o que as outras empresas estão fazendo. A partir disso, você identificará em que pontos elas ainda estão desatualizadas. Com base nessa pesquisa, será possível ajustar seu negócio para ter vantagens em relação a seus competidores.

O contrário também se aplica: se você perceber que sua operação está desfalcada quando comparada aos seus competidores, será possível corrigir essas falhas. É preciso abandonar técnicas ultrapassadas e menos eficazes que estão sendo utilizados pela sua empresa. Durante a integração de processos, é essencial expandir seus horizontes, não se restringindo ao que já se pratica em sua companhia.

Acompanhe todos os processos continuamente

Depois de checar todos os processos da empresa, integrar times e tornar as regras claras, acompanhe todos os processos. Você já terá criado estratégias e soluções novas, concorda? Pois então é hora de realizar o acompanhamento de tudo o que foi instaurado ou modificado. A integração de processos não será 100% eficaz se você não os acompanhar.

A companhia tem um controle rígido de seus colaboradores? A verificação e checagem dos estoques são feitas de maneira rápida e eficaz? As atividades de controle financeiro do seu negócio são realizadas de modo contínuo e com organização? Procure responder sempre a questões como essas, entre outras que forem relevantes para sua área de atuação. Elas garantirão grande parte do caminho para fazer a integração pretendida.

Lembre-se, é importante ter indicadores em todos os processos, suas etapas e atividades, para que você possa medir o andamento, qualidade e eficácia do que está sendo desenvolvido pela equipe.

Confira maior autonomia às equipes

Você tem os processos listados e analisados, e já integrou as áreas da empresa, melhorando também a comunicação entre elas. As pessoas também sabem especificamente o que podem ou não fazer. Agora você delegará mais autonomia a esses times, de modo que os colaboradores realizem as tarefas com mais facilidade.

O pessoal estará pronto para a tomada de decisões sem precisar de acompanhamento constante. Com mais motivação para o trabalho, eles possuirão demandas que validarão sua capacidade. A tendência, então, é que suas atuações melhorem cada vez mais durante a rotina. Percebeu como a integração de processos gera tração na máquina toda?

Utilize a tecnologia como aliada nessas missões

Um passo fundamental para a integração de processos é o uso de softwares voltados à gestão de empresas. Com eles, é possível criar uma comunicação integrada entre os setores, de maneira bem mais veloz e eficaz. É possível administrar todas as tarefas a serem realizadas pela empresa, e você delegará os melhores colaboradores para cada processo.

Tais softwares também permitem que você cadastre qualquer venda e compra feita por sua empresa, sem contar o controle de estoque, que se torna mais fácil. Eles também trarão benefícios ao seu setor financeiro. Além de possibilitarem a automatização de diversos setores e atividades, esses programas apresentam diversas funcionalidades que facilitarão a rotina da sua empresa, então vale a pena conhecê-los a fundo.

Esses são apenas alguns dos principais meios de se chegar a um resultado satisfatório. A tecnologia ajuda consideravelmente nessa relação, como você deve ter notado ao longo da leitura. No entanto, também é possível obter a integração de processos de diversas outras formas.

E aí, tiramos suas dúvidas? Saiba que oferecemos as melhores soluções na forma de softwares de gestão de empresas. Entre em contato com a Visão Lógica para conhecer essas ferramentas!