O que fazer para otimizar a rotina de trabalho contábil? Descubra aqui!

A contabilidade é uma das áreas mais importantes de qualquer organização, mas não são todas as empresas que têm um setor contábil particular. Nesse caso, elas recorrem a um escritório contábil, ou seja, elas terceirizam esse serviço.

O contador deve contar com os melhores recursos para oferecer um trabalho de boa qualidade a pessoas físicas e jurídicas e conquistar seus clientes.

O que você está fazendo para deixar seu escritório mais dinâmico e funcional? Que desafios acha mais “espinhentos” no dia a dia? É sobre esse assunto que vamos tratar neste post, mostrando para você como aproveitar oportunidades de melhoria e otimizar a rotina de trabalho contábil, seja em home office, ou no escritório. Confira!

Crie e gerencie listas de tarefas

Uma boa maneira de melhorar sua rotina de trabalho é criando e administrando listas de tarefas. Apenas se lembre de que isso vale para você e para os seus colaboradores, tudo bem?

Essa dica é especialmente valiosa para escritórios que desejam aumentar sua produtividade.

A primeira coisa a fazer ao começar a jornada, ou mesmo no encerramento da jornada no dia anterior, é definir em forma de lista as tarefas que precisam ser feitas. Para organizar as tarefas, é preciso definir as prioridades.

Não basta fazer a lista. É fundamental gerenciá-la para certificar-se de que tudo está sendo feito conforme o combinado.

Um bom sistema de gestão ajuda muito nesse controle. Por exemplo, pode-se cadastrar todos os profissionais e delegar as tarefas, monitorando sua efetivação com agilidade e praticidade.

Defina os processos com clareza

A comunicação clara e objetiva ajuda a otimizar a rotina de trabalho contábil. Quando todos falam e escrevem na mesma língua, as informações correm de forma fluida e são rapidamente compreendidas e colocadas em prática.

Já dizia o Professor Raimundo: “Não complique, explique!”.

O que não se deve fazer: definir processos com linguagem dúbia, ambígua, que dá margem a diferentes interpretações; não enrolar, falando muita coisa e, no final das contas, não dizendo nada que seja realmente aproveitável.

É fundamental deixar clara qual é a tarefa, a sua finalidade, quem deve realizá-la e o prazo para isso.

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Use um calendário colaborativo

Todos sabem o quanto um calendário é importante para organizar as tarefas do dia a dia. Defina datas fixas para as reuniões das equipes e dos clientes também.

Com os clientes, é mais fácil definir previamente datas e horários de reuniões por causa da recorrência aos serviços contábeis e pela necessidade de cumprir prazos para os balanços.

Convém criar antecipadamente a pauta com todos os detalhes que serão tratados, envolvendo perguntas prontas que ajudem a chegar mais rapidamente a conclusões. Assim, você consegue aprimorar o uso do tempo.

Resumindo: você deve elaborar uma agenda de reuniões internas e externas com datas predefinidas.

Delegue mais

Para otimizar a rotina de trabalho contábil, outra dica válida é não centralizar todas as tarefas em si mesmo — mesmo que você tenha capacidade de efetuá-las. Essa atitude acaba gerando muito desgaste e, além disso, alguns colaboradores poderão achar que você não confia neles para desempenhar certas atividades.

É uma ótima maneira de não deixar funcionários sem fazer nada na jornada de trabalho.

No final de tudo, você pode revisar para conferir se está tudo certo.

Aplique as ferramentas mais adequadas

Existem muitas soluções tecnológicas que são grandes aliadas para otimizar a rotina de trabalho. Fazendo você ganhar dinheiro pelo simples fato de utilizá-las.

Considere se o software oferece vantagens como: reduzir o tempo de operação, melhorar a segurança da informação dos clientes, facilitar a troca de dados contábeis, conferir maior precisão às tarefas de rotina, atender às demandas de seu escritório, permitir a integração com sistemas diferentes, administrar tributos automaticamente e assim por diante.

Confira alguns recursos e ferramentas que um software de apoio à sua contabilidade pode oferecer, como o precificador contábil, o gerador de lançamentos e o auditor automático.

Há diferentes formas de otimizar a rotina de trabalho contábil, mas todas as citadas são válidas para qualquer escritório. A aderência a cada uma delas, vai depender do perfil da sua empresa, e das suas necessidades.

E aí? O que achou das sugestões? Você já pratica algumas delas? Quer deixar sua dica? Então faça seu comentário nos espaços abaixo!