O que um bom software para escritório de contabilidade deve ter?

Não é novidade alguma para você que um software para escritório de contabilidade tem muitos benefícios a oferecer, correto? Esse tipo de aplicação vem ajudando muitas empresas que atuam no ramo a agilizar, automatizar e desburocratizar processos, gerando mais eficiência e satisfação ao cliente.

Porém, a escolha de uma solução, assim como em praticamente tudo em nossas vidas, não deve ser superficial. Quando agimos sem o mínimo de cautela ou estudo, ficamos sujeitos a adquirir um produto que não atenda a todas as necessidades, o que nos leva a comprometer o orçamento.

Em contrapartida, nem sempre sabemos o que levar em consideração ao analisar os produtos do mercado, não é verdade? A tendência é pontuarmos as principais necessidades — que estão presentes na maioria das soluções — e esquecermos dos diferenciais e aspectos que atestam a qualidade do software.

Pensando em ajudá-lo a resolver essa questão e eliminar possíveis dúvidas, elencamos neste artigo uma série recursos, funcionalidades e características que um bom software para escritório de contabilidade deve ter. Confira!

Precificação de honorários

A precificação de honorários é um dos principais obstáculos enfrentados por escritórios contábeis. Isso acontece porque o gestor se depara com várias dificuldades para mensurar os esforços e o tempo dedicados pela equipe interna, mesmo quando ele dispõe de informações extraídas do software ERP (Enterprise Resource Planning).

Resultado? O proprietário, por maior que seja o volume de informações à disposição, não consegue chegar a números precisos. É comum que a mensuração incorreta leve o negócio a perder dinheiro sem que alguém perceba, como se o próprio gestor desconhecesse o verdadeiro potencial do escritório.

Um cenário que ilustra muito bem o que estamos falando é a relação entre os registros do ERP e o tempo real dedicado pela equipe nos processos do cliente, geralmente porque o sistema não contabilizou as atividades correlatas — preparação de planilhas, chamadas telefônicas, reuniões etc.

Identificou-se com dificuldades desse tipo? Acredita que a inconsistência na precificação é realidade no seu escritório? Então é imprescindível para você que o software contábil ajude a precificar honorários de maneira rápida, fácil e confiável; um auxílio e tanto para aumentar o lucro!

Auditoria e controle de atividades

Para garantir a produtividade dos contadores, seja no escritório, seja em home office, é necessário estabelecer o controle de suas atividades. É por meio do monitoramento, por exemplo, que o dono do escritório consegue:

• avaliar o desempenho individual;
• mensurar o consumo de internet;
• descobrir a origem de um problema.

Um bom software para escritório de contabilidade é capaz de fornecer as informações necessárias? Sim. Trata-se de uma ferramenta leve, executada em segundo plano, que registra as atividades, o tempo ocioso e os programas utilizados pelos funcionários. Depois, com base nessas informações, o programa gera um relatório completo para o gestor.

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Como o sistema gera e armazena os registros automaticamente, incluindo data e horário de cada ocorrência, basta ao gestor fazer a auditoria das atividades para identificar a causa de qualquer equívoco, bem como o responsável por ele. Essa possibilidade oferece um ótimo suporte nas tomadas de decisão.

Geração de lançamentos automatizada

Outro item crucial de um bom software para escritório de contabilidade é a geração de lançamentos contábeis. Atualmente, os procedimentos de escrituração são realizados em ambiente digital, o que se deve à expansão e à obrigatoriedade do uso do SPED (Sistema Público de Escrituração Contábil), e os sistemas contábeis devem acompanhar essa nova realidade.

Por que a automatização é tão relevante? Entre as suas principais vantagens, destacam-se a economia de tempo com escriturações manuais e planilhas, bem como a redução de falhas humanas — capazes de gerar prejuízos consideráveis por estarem ligadas à contabilidade.

Para se ter ideia dos benefícios da automação, ela pode reduzir a poucas horas processos que demandariam dias se feitos manualmente. Ou seja, o tempo que o seu time leva para atender os clientes é reduzido consideravelmente e a produtividade, aumentada. Note que esses benefícios ajudam o escritório a otimizar os custos e geram oportunidades para captação e retenção de clientes.

Integração com as demais aplicações usadas no escritório

Um ponto que vale a pena destacar é a distinção entre um software contábil voltado à gestão, como as soluções ERP, e o software de apoio, o qual disponibiliza recursos que ajudam a otimizar a gestão. Por isso, quando necessitamos de uma solução de apoio, é fundamental a sua capacidade de integração com outros programas.

Vamos supor que um escritório tenha adquirido determinada solução contábil que prometia calcular os honorários e gerar lançamentos sem complicações. Contudo, o software mostrou-se pouco efetivo, pois não oferecia suporte a uma série de formatos de arquivos e apresentou falhas de comunicação com o ERP.

Acredite, a incompatibilidade é algo que atrapalha bastante os processos de um escritório, podendo levar a equipe a recorrer aos métodos de trabalho que a tecnologia se propõe a substituir. Como a ideia é utilizar o software para economizar tempo e otimizar tarefas, tais empecilhos são incogitáveis.

Para evitar esse problema, cabe ao fornecedor fazer pequenas adaptações ou desenvolver um software inteiramente customizado — o que sairia caro e exigiria manutenção frequente. Normalmente, aplicações desenvolvidas por empresas experientes no ramo não impõem riscos do tipo.

Como escolher um software para escritório de contabilidade?

A escolha do software para o seu escritório contábil requer muita atenção a detalhes que às vezes fogem do nosso campo de conhecimento — como é o caso da Tecnologia da Informação. Sendo assim, a melhor maneira de analisar a qualidade do software é solicitando um teste gratuito (ou demonstração).

Ademais, lembre-se: ao pesquisar sobre um software para escritório de contabilidade, avalie a expertise do fornecedor na área. Sem o know-how, dificilmente o produto corresponderá às expectativas, pois é importante que ele seja desenvolvido por quem conhece bem os procedimentos contábeis.

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