Quais são as causas e como reduzir o retrabalho nas empresas?

O retrabalho é um dos grandes problemas que atrapalham a produtividade e geram custos desnecessários. Por isso, é fundamental identificar oportunidades de melhoria para evitá-lo.

O que é retrabalho? É executar a mesma tarefa novamente porque ela não se apresentou da forma devida.

Vale dizer que a falta de organização é um dos fatores mais importantes que geram esse problema. Por isso, o primeiro passo para reduzir o retrabalho nas empresas é colocar ordem na casa.

O aumento da produtividade depende de organização, de medições por meio de indicadores e melhorias contínuas. Para saber mais sobre esse assunto, recomendamos a leitura de um material que mostra o passo a passo para a produtividade no setor contábil. 

Acompanhe nosso artigo para ver como diminuir o retrabalho, eliminando suas causas!

As causas do retrabalho nas empresas

Devemos analisar o retrabalho com objetividade. Se identificarmos as causas e conseguirmos minimizá-las — ou mesmo eliminá-las —, as consequências negativas deixam de existir, certo?

Quando não se tem uma gestão eficiente dos processos, por exemplo, a empresa nem sempre consegue os resultados esperados. Podemos citar alguns fatores que geram o retrabalho:

• falta de tecnologia apropriada para desenvolver certas atividades;
• desorganização;
• desmotivação dos profissionais;
• estresse dos funcionários.

Profissionais desmotivados efetuam as tarefas sem atenção e não se engajam com o negócio; o retrabalho surge naturalmente desse posicionamento desleixado. Talvez estejam insatisfeitos com o emprego, com o salário ou com a precariedade da infraestrutura. É preciso entender o que está de fato acontecendo com a equipe para solucionar esses entraves.

As consequências do retrabalho

As consequências do retrabalho devem ser avaliadas cuidadosamente para que não comprometam seriamente a produtividade dos colaboradores e a satisfação dos clientes.

De qualquer modo, os impactos do retrabalho envolvem: aumento nos custos operacionais, redução na produção, rotina estressante, clientes insatisfeitos, desmotivação ainda maior dos funcionários e quebra da lógica produtiva.

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As formas de reduzir o retrabalho nas empresas

Há muitas maneiras de reduzir o retrabalho nas empresas.

Automatize os processos manuais

Seus colaboradores podem perder muito tempo preenchendo planilhas, fazendo a coleta e o cruzamento de dados, entre várias outras atividades mecânicas e manuais. Essas tarefas repetitivas aumentam a probabilidade de falhas, o que pode ser evitado com a ajuda do processo de automatização.

O uso da tecnologia permite a diminuição — e até mesmo a eliminação — do percentual de retrabalho, além de auxiliar na otimização do tempo despendido pelos funcionários em suas tarefas, o que permite que eles foquem na produção de novos projetos.

Um exemplo disso é o Gerador de Lançamentos, uma ferramenta que permite a checagem desse tipo de erro. Além disso, ele garante a importação de lançamentos em lote e sem erros de digitação.

Compreenda todos os processos de sua empresa e registre-os

É importante conhecer como se desenvolvem os processos na empresa e que eles fiquem registrados — e não somente “memorizados” na cabeça de alguns funcionários. Se algum desses funcionários sair da organização, os processos param ou ficam defasados.

Por isso, é importante mapear, descrever e documentar todos os processos, deixando-os formalizados.

À medida que as pessoas seguem a padronização, eles se tornam escaláveis, acompanhando o crescimento da empresa.

Defina responsáveis por cada atividade

Também é importante que cada funcionário saiba exatamente qual sua função e se responsabilize por ela. Assim, não poderá atribuir a outro a responsabilidade por suas falhas.

Esse procedimento ajuda a manter a disciplina e a evitar retrabalhos por falta de engajamento.

Em resumo, reduzir o retrabalho nas empresas exige ordem e planejamento. Não se pode desconsiderar a importância da tecnologia na produtividade e eliminação de conflitos que geram custos desnecessários e tempo desperdiçado.

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