3 dicas para se preparar e otimizar as reuniões com os clientes

Enquanto proprietários ou gestores de um escritório contábil, a reunião com clientes é uma das principais atividades inseridas na agenda, não é mesmo? Cada cliente tem seus conflitos, peculiaridades e necessidades, dos quais a equipe de contabilidade deve tratar com máxima eficiência.

Contudo, em meio a tantos compromissos e informações envolvidos nas reuniões, não é difícil que a falta de controle e a desorganização venham à tona, fazendo com que os eventos se tornem menos produtivos ou gerem consequências ainda mais prejudiciais à rotina de trabalho.

Vamos contextualizar o assunto com a seguinte suposição: exausto, você acaba de dedicar o dia a resolver diversas questões e, de repente, percebe que está prestes a se reunir com o cliente e não analisou a pauta. Não é um tipo de situação que o escritório pode tolerar, evidentemente.

Pensando em ajudá-lo a evitar que cada reunião com cliente se torne um pesadelo, separamos três dicas valiosas para otimizar a tarefa. Vamos a elas!

1. Compreenda as necessidades do cliente

O principal motivo para enfatizarmos essa questão é o costume de abordar o cliente como se já se soubesse qual é a melhor solução para os seus conflitos. Trata-se de uma postura bastante comum em escritórios que já estão há mais tempo no mercado e, consequentemente, atenderam clientes com perfis semelhantes.

Ainda mais se estivermos falando de reuniões de venda consultiva, é essencial colocarmos em prática o desafio de ser um bom ouvinte, ou seja, evitar a ansiedade ao se apresentar, destacar as soluções da empresa ou fazer perguntas de baixa relevância. Ao invés de incorrer nesses deslizes, deve-se dar espaço e tempo para o cliente explicar a situação.

Essa dica é muito válida para otimizar o aproveitamento de tempo durante a reunião. Quando “atropelamos” a fala do cliente, ficamos sujeitos a perder algum detalhe importante que, ao ser revelado, torna inútil toda a argumentação. Portanto, ouça o cliente e ofereça uma resposta objetiva e que esteja direcionada às necessidades levantadas por ele.

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2. Prepare a pauta da reunião com cliente

Uma das melhores práticas para evitar desorganização e mau aproveitamento do tempo de reunião é assumir a pauta. As razões para isso são simples, a começar pelo fato de que os principais temas a serem abordados são definidos por você, o que trará diversas vantagens em termos de planejamento.

Por exemplo, na medida em que se compreende o que será abordado na reunião com o cliente, fica muito mais fácil desenvolver uma boa argumentação, bem como a própria apresentação, encabeçando-a por assuntos prioritários. Outro ponto importante é o entendimento dos objetivos reais da reunião.

Convém ressaltar, no entanto, que o simples ato de preparar a pauta da reunião não garante todos os benefícios. A atividade requer estudos profundos acerca do perfil do cliente ou, se for o caso, de tudo que foi tratado na última reunião. No próximo tópico, abordamos a questão mais detidamente.

3. Estude o cliente antes de elaborar a estratégia

Quando nos aproximamos de uma reunião, podemos ter certeza de que os eventos dificilmente serão parecidos, pois cada um deles envolve pessoas, objetivos, necessidades, demandas e perfis de negócios diferentes, mesmo que existam características em comum entre alguns clientes.

Em função disso, criar uma abordagem padrão a ser aplicada em todas as situações não é boa ideia; é necessário tornar a experiência o mais personalizada possível. Para que isso aconteça, há um requisito: estudar a fundo o cliente para nortear as estratégias.

O que implica “estudar o cliente”? São muitos os aspectos, mas podemos destacar:

• conhecer o seu produto e mercado;
• analisar o perfil dos representantes da empresa;
• saber previamente os conflitos que a contabilidade pode resolver;
• identificar as prioridades do cliente.

Ao seguir as dicas elencadas neste artigo, não temos dúvida alguma de que você ficará mais próximo de ter a reunião com cliente perfeita, o que consequentemente aumentará as chances de agendar um novo encontro.

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