Entenda o que é o custo de ociosidade e como reduzi-lo no seu negócio contábil

Você já ouviu falar em custo de ociosidade? Antes de tudo, levantar essa despesa é o ponto inicial para promover ações de contenção de gastos. É a partir desse tipo de cálculo que a gestão de um escritório contábil consegue planejar táticas para redução de custos. Como é que algo tão simples pode trazer tamanho benefício? Quando falamos em ociosidade, nos referimos a quando a relação entre tempo e produtividade não está funcionando muito bem. Por isso, as iniciativas para reverter esse cenário, por menores que sejam, vai surtir efeito.

A essa altura, é provável que você tenha se interessado pelo assunto, mas ainda não tenha ideia do que fazer, não é mesmo? Pois saiba que o presente artigo foi produzido justamente para ajudá-lo nessa questão!

Apresentaremos didaticamente o conceito de custo de ociosidade, como calculá-lo e quatro dicas preciosas para reduzi-lo na sua empresa de contabilidade. Vamos lá?

O que é custo de ociosidade?

Basicamente, o custo de ociosidade é a diferença entre as horas pagas e as horas trabalhadas. A partir desse cálculo, o gestor tem condições de entender o que a sua empresa pode produzir operando com toda a capacidade e, então, estudar meios de alcançar a meta ideal.

Quanto maior a redução da capacidade ociosa, melhor aproveitado é o rendimento dos funcionários e dos recursos fornecidos pelo escritório (energia elétrica, computadores, software etc.).

Contudo, é importante que o planejamento para se reduzir o custo de ociosidade seja realista, isto é, não ignore que certas interrupções na produção são naturais e, às vezes, inevitáveis. Por conta disso, classifica-se o tempo ocioso em dois tipos: normal e anormal.

Tempo de ociosidade normal

O tempo ocioso que consideramos inevitável é o que se enquadra nessa categoria. É a ociosidade decorrente de atividades, processos e obrigações comuns da empresa, tais como:

• distância percorrida entre a entrada do escritório e a mesa do funcionário;
• pausas para descanso e refeições;
• atualizações do sistema operacional e manutenção de computadores;
• duração das reuniões envolvendo a equipe;
• tempo gasto para trafegar de um departamento para outro;
• fração de tempo entre a conclusão de uma tarefa e o início de outra.

As despesas que acabam sendo geradas em função de situações do tipo são tratadas como gerais e, portanto, absorvidas pelo custo final do serviço — quando os honorários são corretamente calculados.

Tempo de ociosidade anormal

Por sua vez, o tempo ocioso anormal, ao contrário do que o termo deixa a entender, não se dá em razão de situações incomuns. Na verdade, trata-se de eventos que estão sujeitos a acontecer a qualquer instante, como:

• falhas no fornecimento de energia elétrica;
• interrupção temporária do serviço;
• falta de materiais e instrumentos de trabalho;
• tempo gasto pelo funcionário ao aguardar por novas atividades (devido à falta de planejamento);
• defeito/quebra de componentes de hardware do computador;
• falhas no treinamento e desenvolvimento dos funcionários.

Percebe a diferença? Todas as causas que elencamos acima são evitáveis. Por exemplo, a manutenção preventiva dos computadores é fundamental para reduzir (ou até mesmo evitar) o tempo de interrupção. A escassez de materiais é resolvida quando o estoque é bem organizado, e assim por diante.

Sendo assim, elas representam perda de dinheiro e podem (aliás, devem) ser resolvidas a partir do diagnóstico, seguido de planejamento e solução.

Como é calculado o custo administrativo?

Em um escritório de contabilidade, é comum o custo de ociosidade ser representado pelo percentual de trabalho que não tem um cliente identificado. Nesse contexto, podemos incluir: reuniões com a equipe, atividades não registradas, treinamentos e etc.

Com isso, gera-se uma diferença entre as horas/mês informadas e as que têm cliente identificado. É a partir desses números que conseguimos chegar ao custo de ociosidade: multiplicando as horas/mês pelo custo/hora total sem o administrativo.

Se adicionarmos à conta os custos com horas extras e consumo de energia elétrica, por exemplo, chegamos a uma complexidade que dificulta o cálculo. Por isso, é recomendado o uso de um software contábil que tenha esse recurso.

O que fazer para reduzir o custo de ociosidade?

Agora que você já tem à disposição o valor do prejuízo com tempo ocioso, que tal receber algumas dicas para mitigar esse impacto negativo? Neste tópico, elencamos quatro dicas de ações que podem gerar economia financeira para o seu escritório rapidamente. Vamos a elas!

Acompanhe de perto o progresso das atividades

Fica muito mais fácil medir o tempo e o custo de ociosidade quando conseguimos analisar o desempenho individual dos colaboradores. Se isso era quase impossível até o passado recente, o cenário finalmente se reverteu: a tecnologia nos permite fazer o acompanhamento sem esforço algum.

Um software robô, por exemplo, tem a capacidade de analisar de perto todas as atividades da equipe. Depois de fazer a coleta de dados automaticamente, a solução gera um relatório completo para o gestor avaliar as informações e, a partir delas, tomar decisões inteligentes.

Automatize processos que comprometem a produtividade

O tempo que a equipe desperdiça com processos internos — ainda que pertinentes à área de contabilidade — se enquadra na ociosidade anormal. Isso porque, atualmente, tarefas como lançamentos contábeis, folhas de pagamento e integrações fiscais já podem ser realizadas automaticamente.

Otimizar tais processos significa, entre outras coisas, não gastar mais tempo com preparação de planilhas que os clientes encaminham ao escritório, nem passar horas digitando informações. Em outras palavras, o atendimento ao cliente é agilizado, de modo que os funcionários ganham tempo para se dedicar aos demais clientes da carteira.

Utilize sistemas e ferramentas específicos para contabilidade

A tecnologia é uma grande aliada da contabilidade. Ela nos ajuda a usufruir dos benefícios do mundo digital para agilizar tarefas, automatizar operações e coletar dados, entre outras práticas que tornam a rotina da equipe mais produtiva.

Por exemplo, um software ERP (Enterprise Resource Planning) — de preferência desenvolvido sob medida para escritórios contábeis — tem muito a contribuir para a produtividade. Entre suas principais vantagens, destacam-se a agilidade acrescentada ao fluxo de trabalho e a comunicação entre os diferentes departamentos da empresa.

A partir do ERP, é possível fazer a integração de processos, como auditoria e monitoramento, bem como soluções específicas para otimizar a gestão em empresas contábeis. Percebeu algo em comum entre todos esses elementos? Sim, todos eles ajudam a reduzir o custo de ociosidade!

Já que tecnologia e produtividade têm tudo a ver, queremos aproveitar o momento para apresentar a você a linha de produtos de software da Visão Lógica. Inclusive, por meio do Precificador de Honorários Contábeis, é possível chegar ao custo de ociosidade em poucos cliques.

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