Colocando o Cliente no Lucro: Encontrando o Honorário Ideal

O cenário que nos encontramos hoje é um cenário de crise econômica, que atinge praticamente todos os nichos de mercado e, gera dificuldades em diferentes etapas da cadeia produtiva, seja de serviços ou de produtos físicos. Alguns especialistas em economia já começam a dizer que existe um movimento que esboça sinais de reação para sairmos dessa crise, como podemos ler no artigo da EXAME. Entretanto, mesmo com esse movimento, ainda sofreremos com os reflexos da crise por algum tempo, então é preciso levar esse cenário em consideração ao planejar suas finanças pessoais e corporativas, e seu planejamento estratégico.

E qual é o resultado desse cenário?

Encontramos um cliente mais seletivo, que pesquisa mais, que busca qualidade x custo x benefício, e quer encontrar valores na sua empresa que vão além do preço, valores estes que também o conquiste, pois ele sabe o quão trabalhoso é trocar de parceiro. E acredite, não é só você que está pensando em como contornar esse cenário – seus concorrentes também estão – e talvez estejam saindo na sua frente. É importante pesquisar sobre metodologias e tecnologias que te ajudarão a recuperar a competitividade.

Ao analisar as pesquisas feitas no Google (Trends) referentes à crise, assim como seus impactos e possíveis soluções, podemos perceber que boa parte da população brasileira busca informações a respeito do assunto em questão, seja para buscar um motivo, possíveis soluções e/ou entender as consequências desse momento conturbado. Também podemos verificar que essas pesquisas têm origens em estados como Pará, Maranhão, Acre, e outros que se situam em regiões mais distantes dos grandes centros comerciais, como São Paulo e Rio de Janeiro. O que mostra que os reflexos da crise, embora tenha afetado a região sul e sudeste, tiveram mais impactos nas regiões norte e nordeste. Ou seja, se você possui uma empresa nessas regiões mais longínquas, o desafio de conquistar clientes e se manter competitivo é, de fato, ainda maior.

E como enfrentaremos esse cenário? De onde tiraremos ideias ousadas e inovadoras? Por onde começamos? Qual o caminho das pedras?

Essas são perguntas que você pode estar fazendo hoje, ou talvez questionamentos que já fez e, hoje, busca a melhor resposta para todas essas dúvidas. De qualquer forma, uma ótima dica é começar por uma análise interna e criteriosa de seus processos. Estou falando de analisar como você atende seus clientes atualmente e como sua equipe executa as tarefas diárias. Será que existem pontos de atenção e de melhoria? Será que você precisa eliminar algumas burocracias e redesenhar processos para buscar uma melhoria significativa?

Para começar, precisamos medir e, para medir, será necessário definir o que queremos medir, pois como já dizia Peter Drucker: “O que pode ser medido, pode ser melhorado.”. Então vamos lá!

O que medir e como medir?

Você precisa analisar juntamente a sua equipe, ou grupo de gestores, quais são os gargalos de sua operação que fazem com que se leve muito tempo para atender seus clientes e finalizar todas as atividades pertinentes aos serviços prestados a cada um deles. Tempo é essencial para a produtividade, qualidade de serviço e fidelização de clientes, embora não seja o único fator que reflete diretamente na produtividade.

Em seguida, você precisa analisar as tarefas, isto é, analisar de forma criteriosa se possui muitas tarefas mecânicas, manuais ou repetitivas, e verificar se apresentam erros que geram retrabalho e/ou prejudicam o rendimento da equipe, podendo levar, inclusive, a prejudicar seus clientes como consequência.

Logo, você precisa conversar com sua equipe para entender o ponto de vista dos seus colaboradores com relação ao que poderia ser melhorado nos processos internos e no atendimento ao cliente. Muitas vezes os gestores têm uma visão muito ampla – o que é bom em muitos aspectos – e os funcionários que estão vivendo as dificuldades diárias de relação com o cliente possuem uma visão minimalista de todos os processos, e podem contribuir muito para seu planejamento estratégico.

Agora, com todas essas informações, você consegue ter dados confiáveis sobre sua situação atual e, logo, é o momento de aplicar metodologias e tecnologias que te permitirão melhorar seus processos, produtividade e resultados. Percebeu que o Peter Drucker estava certo? Você mediu e agora vai melhorar.

E agora que nós já medimos?

Lembre-se sempre: “o cliente de hoje não busca somente preço baixo”. Tendo em vista que você já mediu os processos e encontrou pontos de melhoria, está na hora de buscar soluções sem esquecer do que é mais importante para seu cliente. Nesse aspecto, você precisa entender seus clientes, perfis e gostos, para que só então consiga desenhar um novo processo voltado à qualidade de serviço e valores que seus clientes esperam. E quem sabe superar essas expectativas. Assista nossa palestra sobre “Como vender contabilidade para cada perfil de cliente” e entenda melhor como você pode fazer para elaborar estratégias de acordo com cada perfil que você atende hoje, ou que deseja atender num futuro próximo.

Vamos falar de soluções. No blog da Nucont você pode entender bem sobre 14 ferramentas que todo contador deveria conhecer. Nesse artigo, encontrará ferramentas de produtividade, gestão, automação, finanças, entre outras. E, aproveitando o tópico de Automação e Produtividade, encerraremos esse artigo falando sobre duas soluções desenvolvidas aqui na Visão Lógica, que buscam automatizar processos operacionais e apoiar a tomada de decisão por parte dos gestores.

Você sabe quais fatores geram lucro e quais causam prejuízo?

Antes de mais nada, vamos definir rapidamente dois conceitos que parecem óbvios, mas vale uma definição de como nosso Precificador trabalha com eles.

Lucro e Prejuízo, como os nomes já dizem, remetem, respectivamente, a um saldo positivo e negativo com relação ao custo de um produto ou serviço que é disponibilizado aos clientes. Quando falamos de serviços contábeis, o custo de um escritório se refere ao custo/hora de seus funcionários e a alocação desse recurso ao atendimento de cada cliente. Além disso, também temos custos referentes à estrutura física de trabalho, como contas recorrentes, motoboy, faxineira, aluguel da sala ou prédio, e outros custos comuns que você conhece bem. Em resumo, pense comigo: um determinado cliente “toma” 40 horas mensais da sua equipe, e ele paga R$ 1.500,00 de honorários, você fez uma continha básica e viu que esse honorário cobre o custo/hora da equipe que atende a esse cliente, mas… ele está no lucro com seu escritório?! E todas as outras despesas que compõem o custo de atendimento desse cliente?!

Você tem dados precisos sobre sua equipe, seus custos e o atendimento à sua carteira de clientes?

O Precificador de Honorários é um software de apoio à gestão que tem por objetivo precificar, com precisão, o honorário correto a se cobrar de cada cliente de sua carteira. Seu método de apuração será com base em todos os custos operacionais do seu escritório, levando em consideração o lucro que você deseja obter com seus serviços, e ainda realiza tudo isso de maneira 100% automática. Ou seja, você “explica” ao sistema qual sua realidade de custos, qual o salário da equipe que atende sua carteira de clientes, e o deixa monitorar todas as atividades sozinho. No fim do mês, você e seu grupo de gestores terão todo o timesheet da equipe formado de maneira automática e precisa. O que te permitirá fazer uma análise do custo real de cada cliente, quem está no lucro e quem está no prejuízo, e onde estão os pontos de melhoria para colocar o cliente novamente no lucro, sem necessariamente aumentar o honorário cobrado.

Como assim colocar no lucro sem aumentar o honorário?

O objetivo do Precificador é munir os gestores de informações confiáveis e precisas referentes a tudo o que acontece dentro do escritório. Com esses relatórios em mãos será possível identificar oportunidades de melhorias no seu processo interno, o que te permitirá também tomar ações corretivas para agilizar processos, corrigir erros de operação e reduzir horas de atendimento. O que reflete diretamente no custo de cada cliente.

Um exemplo clássico: Um cliente liga para um de seus funcionários, manda e-mail ao segundo e fala com o terceiro por Skype. Nenhum dos três funcionários está ciente disso, e você muito menos. Mas esse cliente está consumindo horas dos três, e tendo seu custo de atendimento acrescido. Percebeu a grande oportunidade que o Precificador pode te fazer enxergar e melhorar?

Sua equipe faz lançamentos manuais?

O Gerador de Lançamentos Contábeis, por outro lado, é um software para automatizar o trabalho da equipe contábil, além de poder contribuir com as equipes de Folha e Fiscal. Sabe aquelas várias horas que sua equipe investe para fazer os lançamentos daquele cliente grande e bem trabalhoso? Nosso Gerador de Lançamentos permite que sua equipe crie parametrizações de contas para automatizar todos os lançamentos, no que diz respeito à inserção das contas de débitos e créditos. Seja para lançamentos simples, múltiplos ou baixa de duplicatas. Fazendo também leitura de qualquer formato de arquivo para que você não precise interferir na rotina de seu cliente.

Com o Gerador sua equipe pode parametrizar as contas do cliente em um mês, reutilizar exatamente todas as informações nos meses seguintes e, por fim, fazer as importações com poucos cliques, independentemente do sistema contábil que você utiliza.

Bom, como você pôde perceber, o passo a passo para colocar seu cliente no lucro é: 1 – Medir seus processos atuais; 2 – Explorar as oportunidades de melhoria; 3 – Implementar ferramentas que automatizem o trabalho da equipe. Lembrando sempre de colocar o cliente no centro de suas decisões, pois muitas empresas gigantescas morreram por não entender a demanda de seus clientes.

Se você tiver alguma dúvida sobre medição, processos, metodologias ou ferramentas, comente aqui embaixo ou nos contate através do Chat Online.

Artigo publicado em 11/03/2019

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