Descubra por que e como a tecnologia faz toda a diferença na contabilidade

Você está perdendo tempo com escrituração fiscal? Tem dificuldade em calcular o custo de atendimento de cada cliente? Quer melhorar esse atendimento? Hoje, o contador não precisa mais ficar sobrecarregado com tantas demandas. Graças à tecnologia na contabilidade, é possível automatizar processos e, assim, turbinar os resultados.

No entanto, para que os objetivos sejam alcançados, primeiro é preciso conhecer os recursos disponíveis no mercado. Também é necessário entender a importância de escolher as melhores ferramentas para ser bem-sucedido. Afinal, o acesso a softwares inteligentes, que podem desempenhar funções complexas, tornou o serviço rápido e eficiente. Resumindo, fazer a tecnologia trabalhar para você.

Neste post, vamos mostrar como a tecnologia é aplicada na contabilidade, apresentar as vantagens de investir em software e motivos para fazer parceria com uma agência desenvolvedora. Continue a leitura!

Conheça algumas aplicações da tecnologia na contabilidade

A inovação está presente de diversas formas no universo contábil. Confira a seguir as principais utilidades.

Software especializado em contabilidade

Existem softwares especializados em contabilidade que tornam a entrada e o cálculo de dados mais rápidos. Para você ter ideia, um robô pode analisar sozinho as atividades em equipe.

Também é possível calcular o custo/hora de cada cliente. Como é fundamental ser preciso nos cálculos, ter todas as informações geradas por um computador melhora a eficiência e reduz drasticamente a margem de erro. Ou seja, você pode usar a tecnologia para obter precisão, ao mesmo tempo que sua equipe mantém o foco na atividade fim, dessa forma, acrescentando mais valor ao seu negócio.

Armazenamento em nuvem

Longe de ser apenas um local onde o site da empresa e as contas de mídia social residem, a internet é uma ferramenta extremamente importante para o setor contábil, principalmente por conta da nuvem.

Muitas organizações estão usando sistemas baseados em nuvem para armazenar e gerenciar informações. Onde quer que você esteja, seja qual for a hora do dia, basta fazer o login para trabalhar.

Ter registros no formato digital significa gerenciar e recuperar arquivos com mais facilidade sempre que for necessário. Distribuir informações contábeis para diferentes filiais dentro da sua empresa também se torna fácil.

Calendários virtuais e gerenciamento de tarefas

Com um monitoramento de atividades, é possível registrar todas as tarefas no sistema, seja por meio de lançamentos contábeis, folha de pagamento ou integrações fiscais.

Muitas plataformas online oferecem ferramentas para gerenciar calendários, como alertas que contribuem para lembrar compromissos, cumprir prazos e evitar multas.

Esses recursos são facilmente acessíveis por meio de computador ou dispositivos móveis. Qualquer atualização é compartilhada para a equipe em tempo real.

Contabilidade móvel

Alguns anos atrás, o gerenciamento de informações só podia ser feito a partir do escritório de contabilidade. Você já imaginou poder gerenciar informações a partir de qualquer lugar do mundo?

Um sistema automatizado permite enviar faturas, adicionar recibos e criar declarações de despesas, entre outras tarefas — mesmo que você esteja viajando de férias. Dessa forma, quando surgem questões que precisam de respostas imediatas, dá para solucionar com apenas alguns cliques.

Geração automática de lançamentos contábeis

Esse tipo de recurso oferece um sistema integrado com folha de pagamento, notas fiscais, inventário, etc. Além disso, ele automatiza as operações, aproveitando todos os dados do cliente, e é capaz de produzir relatórios a partir de planilhas, arquivos TXT, XMLs e outros formatos específicos.

Com ele, não é necessário solicitar que o cliente crie novos arquivos ou os altere, porque os lançamentos são feitos dentro da própria plataforma. Sendo assim, você resolve aquela situação de “clientes difíceis”, que possuem sistemas financeiros próprios, com relatórios próprios e que não fazem adaptações para te ajudar.

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Precificação de honorários contábeis

Esse serviço orienta as tomadas de decisão com ajuda da automação completa do cálculo do custo individual do cliente. Também permite o monitoramento das telas para detectar tarefas e medir o tempo em atividade nos clientes e projetos.

Além disso, cria o timesheet individual, por departamento e até mesmo da empresa de forma automática. Importa telefonemas do relatório do PABX e da agenda de reuniões. Em resumo, esse recurso cria o espelho financeiro do escritório.

Atendimento otimizado

Digitalizar dados e operações não é bom apenas para a equipe interna, mas também para os clientes. Isso se deve principalmente ao fato de que não existe necessidade de consultas no local: todos acessam os dados em tempo real de forma remota.

É possível visualizar, editar e comentar simultaneamente. Assim, eles podem convocar e discutir de qualquer maneira que seja mais conveniente, inclusive por videoconferência.

Além disso, softwares e aplicativos com funcionalidades para o consumidor permitem que profissionais de outras áreas entendam mais facilmente o que está acontecendo com as finanças

Entenda por que as vantagens superam as expectativas

Para provar que a tecnologia faz toda a diferença no dia a dia dos escritórios, confira os benefícios de investir nela. 

Economiza tempo

Como todos os cálculos são feitos pelo software, a contabilidade informatizada otimiza processos demorados, sobretudo os relacionados à contabilidade manual. Por exemplo, uma vez emitidas, as faturas são processadas automaticamente, tornando a tarefa ágil.

Aumenta a produtividade

Usando um software de contabilidade, todo o processo de preparação de contas se torna mais eficaz.

Como declarações e relatórios são emitidos instantaneamente, os gerentes não precisam mais esperar horas para ter em mãos um relatório importante. A otimização desta etapa do processo contribui para a produtividade da equipe.

Diminui os custos

Os softwares de contabilidade reduzem o tempo despendido nas tarefas diárias e o custo das despesas de auditoria, pois os registros são precisos e atualizados. Com maior eficiência, o trabalho é feito em menos tempo, o que significa uma economia nas despesas com energia e recursos dedicados ao atendimento dos clientes.

Além disso, o uso de sistemas baseados em nuvem reduz significativamente as despesas de Tecnologia da Informação e manutenção de arquivos. Segurança, backup e recuperação de dados também se beneficiam muito dessa tecnologia.

Saiba por que contar com uma parceria especializada

Se você deseja monitorar e precificar os honorários corretamente, verificar o desempenho de cada funcionário por cliente, converter tempo de serviço em custo com facilidade e outras demandas, vai precisar de um software que atenda às suas expectativas, não é mesmo?

A melhor maneira de conseguir isso é por meio de um parceiro capaz de desenvolver o programa ideal para suas necessidades. A Visão Lógica é expert na criação de ferramentas aprimoradas e personalizadas. Existem empresas que se especializaram em certos problemas. Que passaram anos e anos lidando com temas que podem já chegar digeridos e solucionados até você. É inteligente ganhar este tempo e esta expertise, você não acha?

Existem programas que aceleram o trabalho, atuando em conjunto com os principais Sistemas Contábeis (ERPs) do mercado atual. Mesmo que o seu sistema seja regional ou pouco conhecido, é possível fazer importações. Também é possível analisar as atividades da equipe, calcular o custo de cada cliente, determinar o honorário e conferir relatórios detalhados, entre outras vantagens.

Como você viu, o uso tecnologia na contabilidade é fundamental para tornar a sua empresa competitiva. Afinal, as vantagens são prova de que é preciso inovar para crescer. Pense nisso!

Se gostou do artigo, aproveite para assistir a este vídeo, que trata de uma situação que muitos contadores vivenciam: a falta de tempo para lidar com digitação de lançamento, ajustes e correções em planilhas, importação de arquivos e outros.