6 vantagens da automação de processos nas empresas

Se você está habituado a ler artigos sobre o mundo dos negócios, certamente já ouviu falar em automação de processos, não é mesmo? A prática consiste, basicamente, em utilizar recursos tecnológicos (softwares, por exemplo) para realizar diversas tarefas.

Por exemplo, um escritório de contabilidade pode utilizar a tecnologia para analisar as atividades da equipe, calcular custos e determinar os honorários contábeis de maneira precisa. Também é aplicável aos processos contábeis, como lançamentos, folhas de pagamento etc.

Como veremos neste artigo, o impacto da automação de processos é muito positivo e abrangente, pois traz benefícios em aspectos diversos, tais como redução de custos, aumento de produtividade, inteligência nas tomadas de decisão, entre outras questões que explicaremos a seguir. Acompanhe!

1. Redução de custos

A automação de processos nas empresas é, acima de tudo, vista como investimento, e não como custo. Isso porque o valor investido é recuperado em função de três fatores: a tecnologia é acessível a empresas de todos os portes (isto é, economicamente viável); a produtividade cresce significativamente; e a satisfação do cliente aumenta.

Um cenário típico de um negócio ainda não transformado digitalmente é a burocracia, cujos processos geram ineficiência e desperdício de insumo. Em outras palavras, as operações levam mais tempo para que sejam concluídas e provocam despesas desnecessárias com impressão, papel, arquivamento etc.

Por outro lado, quando os processos são automatizados, a burocracia cede espaço à fluidez, o que otimiza o custo com honorários, evita horas-extras, bem como o consequente desgaste causado pelo excesso de trabalho. Além disso, os sistemas de software tornam facultativo o uso de papel/impressões.

2. Aumento de produtividade

O já mencionado aumento de produtividade está entre as principais vantagens da automação de processos. São dois pontos que justificam tamanho benefício: a possibilidade de incumbir determinadas tarefas a um software inteligente e o foco da equipe nos processos mais relevantes da empresa.

Um breve exemplo para elucidar a questão: a rotina de um escritório contábil envolve muitos processos, chegando a ser desproporcional com relação à quantidade de colaboradores. À medida que um robô assume funções que dispensam habilidades específicas dos contadores, as atividades são concluídas de maneira mais ágil e eficiente.

Enquanto o software exerce as suas funções desempenhadas em alto nível, a equipe passa a se dedicar inteiramente aos processos internos (o que popularmente chamamos de “core business”), ou seja, atribuições que levaram à contratação dos funcionários. Desse modo, a qualidade do serviço é melhorada, tal como a experiência do cliente.

3. Inteligência nas tomadas de decisão

Quando falamos em inteligência nas tomadas de decisão, nos referimos ao uso de dados e a informações que contribuam para que a melhor resolução seja feita. Na prática, trata-se de mesclar o talento estratégico do gestor com fatos que, às vezes, não chegam ao seu conhecimento — o desempenho real de cada funcionário, por exemplo.

De que maneira a tecnologia contribui nesse sentido? Comecemos pelo fato de que a automação não envolve apenas a execução, mas também o armazenamento seguro e organizado das informações registradas pelo sistema. Portanto, há um banco de dados valioso à disposição da empresa.

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Centralizadas as informações, a solução tecnológica, por exemplo, é capaz de disponibilizá-las ao gestor por meio de um sistema. Assim, ele pode visualizar os dados em representações gráficas, a partir de qualquer dispositivo que navegue pela internet.

4. Segurança agregada aos processos

Cabe esclarecer que a segurança é um quesito que depende tanto do ambiente em que os processos são realizados quanto do local em que as informações são armazenadas. Logo, qualquer vantagem nesse aspecto só ocorre quando o fornecedor ou a própria solução cumpre aos requisitos mínimos.

Levando em consideração as ponderações acima, a automação de processos mantém os arquivos muito mais protegidos contra violações à integridade, à confiabilidade e à disponibilidade. Os dados podem ser encaminhados para um banco de dados protegido, por exemplo, anulando em grande parte os riscos do mundo virtual.

Fora isso, muitas das soluções de tecnologia para empresas englobam o recurso de criptografia, essencial num setor como a contabilidade, cujos processos envolvem informações críticas do cliente e do próprio negócio. O mecanismo garante que somente pessoas devidamente autorizadas tenham acesso ao conteúdo.

5. Padronização dos processos

O que leva um serviço a ser altamente qualificado é a regularidade. Serviços pouco consistentes se caracterizam pela oscilação, ou seja, ora cumprem além do que prometem, ora não são capazes de atender às demandas mais simples. Quer saber como evitar a irregularidade? Comece pela padronização dos processos.

Nesse sentido, a automação é o principal meio para se chegar a isso, visto que a própria solução tecnológica “obriga” a equipe a operar de acordo com métodos e padrões preestabelecidos. Com isso, é possível garantir aos clientes um autêntico padrão de qualidade.

6. Vantagem competitiva

As inovações tecnológicas é uma realidade recente entre as micros, pequenas e médias empresas. Cada vez mais avançadas, requerem de gestores e diretores certo nível de conhecimento quando a implementação é cogitada; por isso, quanto mais rápido a tecnologia é adotada, maior a vantagem competitiva.

A vantagem se torna ainda maior se considerarmos a realidade do Brasil no índice de inovação global (Global Innovation Index 2019), visto que o país ocupa a 66ª posição. No entanto, considerando o impulsionamento na área para os próximos anos, o momento para investir em inovações para automação de processos é bastante oportuno.

No universo dos escritórios contábeis, por exemplo, o uso de tecnologia ainda se encontra em expansão. Sendo assim, ela é um ótimo recurso para empresas do ramo que precisam se destacar em meio a concorrência.

Gostou das seis vantagens da automação de processos nas empresas que apresentamos? Ficou interessado em trazê-las para o seu negócio? Então fica a dica: procure avaliar minuciosamente o software e o respectivo fornecedor para se certificar de que o produto possa corresponder às expectativas. Na dúvida, contrate um consultor especialista.

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